Главная » 2012 » Декабрь » 28 » Можно ли уничтожить накопившиеся на предприятии старые документы, если срок их хранения уже превышает 3 года, и в каком порядке?
19:45
Можно ли уничтожить накопившиеся на предприятии старые документы, если срок их хранения уже превышает 3 года, и в каком порядке?
На предприятии образовалось большое количество старых ненужных документов (протоколы общих собраний, различные договоры аренды, купли-продажи и пр.). Для самого предприятия эти документы не являются актуальными и не представляют какой-либо ценности. Можно ли уничтожить такие документы, если срок их хранения уже превышает 3 года, и в каком порядке?
Что касается обязательств предприятия по хранению документов, то в Законе Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» прямо установлены только сроки хранения следующих документов:
– все первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов за период 1095 дней, предшествующих дате последней хозяйственной операции, хранятся на протяжении трех лет со дня сдачи в архив;
– документы о начислении и выплате заработной платы наемным сотрудникам – на протяжении семидесяти лет.
Стоит напомнить, что документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в некоторых случаях необходимо хранить и свыше 3 лет. В соответствии с п. 44.4 НКУ документы, связанные с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом.
Поскольку вышеуказанным Законом практически не урегулированы сроки хранения документации, основным нормативно-правовым актом, устанавливающим такие сроки, является приказ Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41 «Об утверждении Перечня типовых документов» (далее – Перечень № 41), который является обязательным для юридических лиц всех форм собственности.
Перечень содержит более двух тысяч видов документов и для каждого из них устанавливает срок хранения (во многих случаях отличающийся от трехлетнего). Именно данным Перечнем следует пользоваться при определении необходимости хранения документации, имеющейся на предприятии. При этом следует помнить, что сроки хранения документов, указанные в Перечне, являются минимальными (их нельзя сокращать). Продление сроков хранения документов допускается в случае потребности в этом предприятия.
После истечения минимальных (или продленных) сроков хранения документов у предприятия неизбежно возникнет вопрос, как поступать с этими архивными документами. Ответ на него будет зависть от результатов экспертизы ценности документов. Возможны нижеследующие варианты.
1. Уничтожение документов.
Предприятия, в деятельности которых не образуются документы Национального архивного фонда, имеют право уничтожить архивные документы. Но надо сразу отметить, что в соответствии со ст. 6 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» запрещается уничтожение документов без предварительного проведения экспертизы их ценности. Поэтому при уничтожении документов требуется соблюсти следующую процедуру.
Согласно п. 3.6 Перечня № 41 требуется составление акта о выделении документов для уничтожения, который подается на рассмотрение экспертной комиссии предприятия. Данная комиссия создается на предприятии для проведения предварительной экспертизы ценности документов. Экспертная комиссия является совещательным органом и ее решения утверждаются руководством предприятия. В состав экспертной комиссии входят руководители службы деловодства и архивного подразделения (лицо, ответственное за архив), работники других структурных подразделений, а также по согласию представители экспертно-проверочной комиссии государственного архива. При создании такой экспертной комиссии рекомендуем пользоваться Примерным положением об экспертной комиссии объединения граждан, религиозной организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанным на частной форме собственности, утвержденным приказом Госкомархивов Украины от 06.05.2008 г. № 83.
После одобрения экспертной комиссией предприятия акта о выделении документов для уничтожения этот акт передается на согласование в экспертно-проверочную комиссию соответствующего государственного архива. Только после этого акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия, после чего может осуществляться уничтожение документов.
Интересно, что Перечнем № 41 регулируется также способ(!) уничтожения документов. В соответствии с п. 3.7 данного Перечня дела, отобранные для уничтожения, передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес бумажной макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах на уничтожение. Эти акты хранятся в архиве предприятия.
2. Передача документов в государственный архив для дальнейшего хранения.
Если архивный документ относится к документам Национального архивного фонда или подлежит постоянному хранению, он подлежит передаче в государственный архив. Кроме того, если у предприятия нет своего собственного архивного подразделения, может быть целесообразным передавать в такой архив документы длительного (свыше 10 лет) хранения.
Порядок передачи таких документов в госархив фактически не отличается от порядка согласования документов для уничтожения. На предприятии составляется описание дел длительного хранения и дел по личному составу, которые подаются на рассмотрение в экспертную комиссию предприятия, после чего передаются на согласование в экспертно-проверочную комиссию государственного архива.
