Главная » 2013 » Июнь » 13 » Оформление ТТН для документального подтверждения расходов: оригинал, экземпляр, копия
12:31
Оформление ТТН для документального подтверждения расходов: оригинал, экземпляр, копия
Предприятие экспедитор заключило договор – заявку на транспортные перевозки с предприятием – перевозчиком. В заявке указан маршрут движения, названия предприятий грузоотправителя и грузополучателя, а также ФИО водителя.
Перевозчик предоставил экспедитору акт выполненных работ и ТТН (ксерокопию с печатью грузоотправителя и грузополучателя, заверенную «мокрой» печатью и подписью перевозчика). Можно ли на основании этих документов экспедитору подтвердить свои расходы в налоговом учете? Правильно ли оформлена ТТН? Обязательно ли в данном случае иметь договор поручения? На эти вопросы ответит «БУХГАЛТЕР & ЗАКОН».
Договор транспортного экспедирования и договор о перевозке грузов – разные договоры
В соответствии со ст. 929 ГКУ и ст. 9 Закона № 1955 по договору транспортного экспедирования одна сторона (экспедитор) обязуется за плату и за счет второй стороны (клиента) выполнить или организовать выполнение определенных договором услуг, связанных с перевозкой груза.
Экспедитором (транспортным экспедитором) считается субъект хозяйствования, который по поручению клиента и за его счет выполняет или организует выполнение транспортно-экспедиторских услуг, определенных договором транспортного экспедирования.
Клиент – это потребитель услуг экспедитора (юридическое или физическое лицо), которое по договору транспортного экспедирования самостоятельно или через представителя, действующего от его имени, поручает экспедитору выполнить или организовать или обеспечить выполнение определенных договором транспортного экспедирования услуг и оплачивает их, включая плату экспедитору.
Транспортно-экспедиторская услуга представляет собой работу, непосредственно связанную с организацией и обеспечением перевозок экспортного, импортного, транзитного или другого груза по договору транспортного экспедирования.
Договор транспортного экспедирования заключается в письменной форме.
Существенные условия договора транспортного экспедирования приведены в ст. 9 Закона № 1955, в которой также указано, что:
• подтверждением расходов экспедитора являются документы (счета, накладные и т. п.), выданные субъектами хозяйствования, которые привлекались к выполнению договора транспортного экспедирования, или органами власти.
• перевозка грузов сопровождается товарно-транспортными документами, составленными языком международного общения в зависимости от избранного вида транспорта или государственным языком, если грузы перевозятся в Украине.
Подробнее о статусе договора транспортного экспедирования см. одноименную статью.
Что касается договора перевозки, то в соответствии со ст. 909 ГКУ по договору перевозки груза одна сторона (перевозчик) обязуется доставить доверенный ей второй стороной (отправителем) груз до пункта назначения и выдать его лицу, которое имеет право на получение груза (получателю), а отправитель обязуется оплатить за перевозку груза установленную плату.
Как и договор транспортного экспедирования, договор перевозки груза заключается в письменной форме. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением транспортной накладной (коносамента или другого документа, установленного транспортными кодексами или уставами). Законом могут быть предусмотрены особенности заключения и выполнения договора перевозки груза.
В статье 50 Закона № 2344 указано, что договор о перевозке груза автомобильным транспортом заключается в соответствии с гражданским законодательством между заказчиком и исполнителем в письменной форме, как в виде договора, так и накладной, квитанции и т. п. При этом существенными условиями договора о перевозке груза автомобильным транспортом являются:
• наименование и местонахождение сторон; • наименование и количество груза, его упаковки; • условия и срок перевозки; • место и время погрузки и разгрузки; • стоимость перевозки; • другие условия, согласованные сторонами.
Несмотря на то, что заказчиком в Правилах № 363 считается грузоотправитель или грузополучатель, который заключил с перевозчиком договор о перевозке грузов, такой договор может заключаться перевозчиком с посредническим предприятием, которое пользуется правами и несет обязанности и ответственность, предусмотренные для грузоотправителей и грузополучателей (п. 3.2 этих Правил).
Форма Примерного договора о перевозке грузов автомобильным транспортом в местном и междугороднем сообщении приведена в приложении 1 к Правилам № 363.
Согласно п. 3.5 Правил № 363 в договоре о перевозке грузов устанавливаются: срок его действия, объемы перевозок, условия перевозок (режим работы после выдачи и приема груза, обеспечение сохранности груза, выполнение грузо-разгрузочных работ и т. п.), а также:
• стоимость перевозок и порядок расчетов; • порядок определения рациональных маршрутов; • обязанности сторон; • ответственность и т. п.
На перевозку грузов автомобильным транспортом заказчик представляет перевозчику при наличии договора о перевозке грузов заявку по форме, установленной в приложении 4 к этому примерному договору.
Перевозчики могут перевозить грузы также по разовому договору, примерная форма которого приведена в приложении 2 к Правилам № 363.
Вывод:
Договор транспортного экспедирования и договор о перевозке грузов могут быть как двухсторонними, так многосторонними. Это допускается положениями ч. 2 ст. 202 ГКУ. При этом двухсторонней или многосторонней правовой сделкой является согласованное действие двух или более стороны.
Однако только к отношениям по договору транспортного экспедирования могут применяться соответствующие положения ГКУ, которыми регулируются отношения поручения.
О назначении экземпляров товарно-транспортной накладной
Относительно оформления товарно-транспортной накладной (далее – ТТН) следует руководствоваться Правилами № 363, в которых ТТН определена как единый для всех участников транспортного процесса юридический документ, предназначенный для списания товарно-материальных ценностей, учета в пути их перемещения, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов при перевозке груза и учета выполненной работы.
В соответствии с п. 11.5 Правил № 363 на перевозку грузов автомобильным транспортом заказчик (грузоотправитель) должен выписывать ТТН в количестве не менее четырех экземпляров. Заказчик (грузоотправитель) заверяет все экземпляры ТТН подписью и при необходимости печатью (штампом).
После приема груза по ТТН водитель (экспедитор) подписывает все ее экземпляры. Далее во исполнение п. 11.7 Правил № 363:
• первый экземпляр ТТН остается у заказчика (грузоотправителя); • второй – передается водителем (экспедитором) грузополучателю; • третий и четвертый экземпляры, заверенные подписью грузополучателя (в случае необходимости и печатью или штампом), передаются перевозчику.
Об основании для оформления ТТН, если перевозчиком груза является физлицо-предприниматель, можно узнать из одноименной статьи.
Относительно правильности заполнения ТТН Госадминистрация автомобильного транспорта в письме от 21.04.2010 г. № 1802-04/09/19-10 сообщила, что Инструкция № 228/253 не является обязательной для исполнения. Она носит рекомендательный характер до принятия нового порядка организации учета перевозок грузов автомобильным транспортом.
В пункте 2.4 Инструкции № 228/253 также указано, что ТТН выписывается в четырех экземплярах:
первый экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товарно-материальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются водителю;
второй экземпляр водитель сдает грузополучателю, он является основанием для оприходования товарно-материальных ценностей;
третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, водитель передает перевозчику, из которых:
третий экземпляр, который является основанием для расчетов за выполнение транспортных услуг, перевозчик предъявляет заказчику автотранспорта для оплаты за перевозку;
четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и является основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
Нормами п. 14.1 Правил № 363 предусмотрено, что форма и порядок расчетов, а также случаи изменения размера оплаты за перевозку грузов и предоставление других услуг, связанных с перевозкой грузов, определяются перевозчиком с грузоотправителем или грузополучателем-заказчиком при заключении ими договора на перевозку грузов.
Окончательный расчет за перевозку грузов осуществляется заказчиком на основании счета перевозчика, который должен быть выписан не позднее 3-х дней после выполнения перевозок с приложением к нему всех ТТН.
Счет за выполненные перевозки выписывается на основании должным образом оформленных путевых листов вместе с ТТН (п. 14.4 Правил № 363).
Вывод:
Действующим законодательством предусмотрено, что перевозчик должен предъявить для оплаты за перевозку заказчику автотранспорта третий экземпляр ТТН, а не ее ксерокопию с печатью грузоотправителя и грузополучателя, заверенную «мокрой» печатью и подписью этого перевозчика. Такая ксерокопия не имеет статуса ТТН.
Документальное подтверждение расходов
В соответствии с п. 138.2 НКУ расходы, учитываемые для определения объекта налогообложения, признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранение которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II этого Кодекса.
Частью 2 ст. 9 Закона № 996 установлено, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях.
В случае составления и хранения первичных документов на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами (ч. 6 ст. 9 Закона № 996).
Согласно п. 2.3 Положения № 88 первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. При этом документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.5 Положения № 88).
Использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.
Нормами ст. 7 Закона № 851 определено, что оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, включая электронную цифровую подпись автора.
В случае послания электронного документа нескольким адресатам или его хранения на нескольких электронных носителях информации каждый из электронных экземпляров считается оригиналом электронного документа.
Если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитам электронный документ и документ на бумаге, то каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.
При этом копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, заверенное в соответствии с Порядком заверения наличия электронного документа (электронных данных) на определенный момент времени, утвержденным постановлением КМУ от 26.05.2004 г. № 680.
Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 НКУ).
Подпунктом 139.1.9 НКУ предусмотрено, что в состав расходов не включаются расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими первичными документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета и начисления налога.
Миндоходов в письме от 14.05.2013 г. № 2521/6/99-99-18-06-05-15 сообщило, что невыполнение налогоплательщиком установленных законодательством требований к первичным документам и другим документам, связанным с исчислением и уплатой налогов и сборов, которые ведутся в электронном виде, необходимых для их признания территориальными органами Миндоходов, является основанием для непризнания их подтверждающими документами.
Ведь согласно п. 121.1 НКУ необеспечение налогоплательщиком хранения подтверждающих документов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков их хранения и/или непредставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных данным Кодексом, – влечет за собой наложение штрафа в размере 510 грн.
Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, влекут за собой наложение штрафа в размере 1020 грн.
Подробнее об этом см. статьи: «Документальное подтверждение доходов и расходов»; «Первичные документы в налоговом учете».
автор: Елена Бондаренко, эксперт компании «ЛІГА:ЗАКОН»
Правовой глоссарий:
1. ГКУ – Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV. 2. НКУ – Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI. 3. Закон № 996 – Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV. 4. Закон № 2344 – Закон Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-III. 5. Закон № 851 – Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 г. № 851-IV. 6. Закон № 1955 – Закон Украины «О транспортно-экспедиторской деятельности» от 01.07.2004 г. № 1955-IV. 7. Положение № 88 – Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88. 8. Инструкция № 228/253 – Инструкция о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозок грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденная совместным приказом Министерства статистики Украины, Министерства транспорта Украины от 07.08.96 г. № 228/253. 9. Правила № 363 – Правила перевозок грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденные приказом Министерства транспорта Украины от 14.10.97 г. № 363.
