Главная » 2013 » Июнь » 11 » Командировки работников и особенности их оформления на предприятиях
09:47
Командировки работников и особенности их оформления на предприятиях
Відрядження працівників та особливості їх оформлення на підприємствах
Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства (установи та організації) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Документами, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.
Підприємства, що фінансуються за рахунок бюджету, при оформленні службових відряджень повинні керуватись Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, що затверджена наказом N 59 від 13.03.1998 року. Організації, що не фінансуються за рахунок бюджету користуються нормами Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI та довідково можуть використовувати вище згадану інструкцію.
Відрядження оформляється тільки на підставі наказу керівника підприємства та реєструється в журналі реєстрації відряджень. Крім обов’язкових реквізитів (дата, місто складання та ін..) в наказі вказується ціль відрядження, маршрут, строк відрядження. Також в наказі можливо зафіксувати інші положення, зокрема, конкретний розмір добових або обмеження витрат, проведення яких-небудь заходів тощо.
Всі зміни, пов’язані з відрядженням, оформлюються наказом або розпорядженням керівника, незалежно від того на який стадії відрядження вони відбуваються. Кожен з таких наказів має містити відомості про причини змін, строках, а також посилання на первісний наказ про відрядження.
В журналі вказується прізвище, ім’я, по батькові та посаду працівника, місце відрядження, дата та номер наказу та дати вибуття у відрядження і прибуття з нього.
Ведення цього журналу є обов’язковим для підприємств, що фінансуються за рахунок бюджету.
Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
На видані кошти на відрядження не розповсюджується гранична сума готівкового розрахунку протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами, якщо кошти видаються з каси (підпункту «в» пункту 2.3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні затвердженого Постановою Правлінням НБУ № 637 від 15.12.2004 року).
За відрядженим працівником зберігається місце роботи протягом усього часу відрядження, в тому числі й часу перебування в дорозі.
Працівнику, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, та відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.
На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. А якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку, а повертається у вихідний день, то працівникові може надаватися інший день відпочинку відповідно до законодавства у сфері регулювання трудових відносин.
Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
На час відрядження особи, яка працює за сумісництвом, оплата праці здійснюється підприємством, що її відрядило.
В інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон зазначено, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція (пристань, аеропорт) розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття до місця постійної роботи.
Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.
Слід нагадати, що наказом Міністерства фінансів України від 21.06.2011 р. № 738 була відмінена форма посвідчення про відрядження.
Якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
Після повернення з відрядження працівник повинен надати в бухгалтерію підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (затверджено Наказом №1276 від 05.12.2012 року) та звіт про виконання завдання в відрядженні, який працівник складає самостійно (в довільній формі або формі, що затверджена на підприємстві) .
Відповідно до пп.170.9.2 п.170.9 ст.170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року №2755-IV із змінами та доповненнями (далі - ПКУ) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження чи завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Разом з Звітом про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт надаються підтверджуючі первинні документи на витрачені кошти в відрядженні.
Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його грошовими коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом) в національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті.
Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти в тих грошових одиницях, в яких було видано аванс.
У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.
На нашу думку, підприємствам доцільно затвердити внутрішній документ (це може бути Положення про відрядження тощо), який буде визначати єдину політику підприємства для всіх працівників при направленні у відрядження.
У цьому документі може бути відображені наступні моменти:
– необхідність ведення журналу реєстрації відряджень; – форма посвідчення про відрядження; – мінімальний або диференційований для окремих категорий працівників розмір добових витрат; – визначення дня прибуття та дня вибуття; – порядок отримання та повернення авансу; – строк повернення працівнику заборгованості; – порядок забезпечення проїзними документами; – порядок вибору місця проживання; – додаткові обмеження сум і цілій використання коштів, виданих на відрядження; – компенсація за відрядження в вихідні, святкові або неробочі дні; – звіт працівника про результати відрядження та ін.
